Vera  Naumann
Fichtenstraße 18
72184 Rohrdorf
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Teil 2 Präsentation

 

Dieser Teil hat folgende Kapitel:

2.1. Zielsetzung und Vorbereitung für Präsentationen
2.2. Grundlagen und Aufbau von Präsentationen
2.3. Zusammenfassung mit Stichworten


2.1. Zielsetzung und Vorbereitung für Präsentationen

Dieses Kapitel hat folgende Abschnitte:

2.1.1. Voraussetzungen für Präsentationen
2.1.2. Wozu Präsentationen?
2.1.3. Zielsetzung
2.1.4. Vorbereitungsfragen


2.1.1. Voraussetzungen für Präsentationen

"Präsentationen" klingt pompös, finden Sie nicht? Warum nicht "Vortrag"? Eine Frage der Zeit: Gedichte oder Lieder werden vorgetragen, Bitten und Beschwerden auch. Sie verzichten hier in der Regel auf die Benutzung von Medien.

Eine Präsentation ist nicht nur das gesprochene Wort, sondern ein Gesamtwerk aus Ihrer Person, Ihrem Thema, unterstützenden Medien und auch der Mitarbeit Ihrer Teilnehmer/innen. Präsentationen können sehr interaktiv sein. Wenn Sie länger als 20 min. sprechen, ohne daß Ihre Zuhörer/innen zu Wort kommen, laufen Sie Gefahr, daß Ihre Präsentation "abhebt" von der Gruppe und Sie den Kontakt verlieren. Verbinden Sie den Begriff "Präsentation" - im Gegensatz zu "Vortrag" - am besten mit Lebendigkeit, Kontakt, positiver Spannung und Neugier.

Welche Medien, welche Dramaturgie und welche Interaktionen mit Ihren Zuhörer/innen Ihnen auch immer interessant erscheinen werden:

Auf Sie als Person kommt es an.

Wenn Sie als Person überzeugend wirken und einen echten Kontakt von Mensch zu Mensch herstellen, weil Sie etwas zu sagen haben, dann ist Ihre Präsentation erfolgreich.

 

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2.1.2. Wozu Präsentationen?

Eine Präsentation kann eingebettet sein in eine größere Veranstaltung. Nehmen Sie bei der Vorbereitung Rücksicht darauf, ob sich die Zuhörer/innen schon kennen oder erst noch miteinander bekanntmachen wollen; ob nach Ihrem Beitrag Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch sein wird, oder ob die Diskussion evtl. dafür herhalten muß; wer vor und wer nach Ihnen spricht und wer vielleicht bestimmte Fragen an Sie stellen wird, die eigentlich nicht zu Ihrem Thema gehören.

Fachliche Präsentationen haben unterschiedlichste Anlässe, z. B.: Der Anlaß einer Präsentation sagt noch nicht viel aus über das Ziel, das Sie verfolgen. Vorsicht: In der Schule haben Sie vielleicht einmal gelernt, daß zur Erarbeitung eines Referats erst einmal eine Stoffsammlung gehört. Damals hatten Sie vielleicht noch mehr Zeit als heute. Eine Präsentation erarbeiten Sie genau umgekehrt: Das Ziel bestimmt den Inhalt.

 

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2.1.3. Zielsetzung

Ebenso wie die Veranstaltung, innerhalb derer Sie Ihre Präsentation halten, bestimmte Ziele verfolgt, möchten Sie auch mit Ihrem Beitrag bestimmte Ziele erreichen. Ohne weitere Überlegungen würden Sie vielleicht sagen, "ich möchte, daß die Leute zufrieden sind", "ich freue mich über Beifall", "wenn wir ins Gespräch kommen und intelligente Fragen gestellt werden, sehe ich, daß ich verstanden worden bin" etc.

Diese Ziele sind der beste Leitfaden für Ihre Vorbereitung, wenn Sie sich früh genug darüber Gedanken machen.

Das Ziel bestimmt den Inhalt.

Ziele können z. B. sein: In der Praxis heißt das:

 

  • Die Zuhörer/innen können nach Ihrer Präsentation selbst erklären, wie das Programm in Betrieb genommen wird.
  • Die Zuhörer/innen können nach Ihrer Präsentation wiedergeben, welche Gründe Politiker/innen und Wirtschaftsfachleute zur Einführung einer gemeinsamen europäischen Währung bewegen, welche sachlichen und emotionalen Widerstände ihnen dabei begegnet sind, und welche Notwendigkeiten sowohl die Einführung des EURO als auch diese bekannten Widerstände erzeugt haben.
  • Die Zuhörer/innen denken, fühlen und sagen nach meinem Beitrag: "Diese Berater/innen sind hervorragende Dienstleister für uns, und diejenigen, die in diesem Bereich Verantwortung tragen (darunter auch der oder die Vortragende), erscheinen mir als kompetente Fachleute, faire Partner und sympathische Menschen."
  • Die Zuhörer/innen können das, was Sie vorgestellt haben, selbst umsetzen oder anwenden.
  • Die Zuhörer/innen werden dort, wo sie in Zukunft Berater/innen für Entscheidungen hinzuziehen, die Berater/innen dieses Unternehmens an erster Stelle ansprechen.
  • Die Zuhörer/innen stimmen Ihrem Vorschlag zu und unterstützen seine Umsetzung.


Wenn diese Ziele Sie beim Aufbau und bei der Materialzusammenstellung für Ihre Präsentation leiten, können Sie an Fragen, Gesprächen und schließlich sogar an betriebswirtschaftlichen Daten feststellen, ob oder wie weit Sie Ihr Ziel ereicht haben.

 

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2.1.4. Vorbereitungsfragen

Einige Tage vor Ihrer Präsentation sollten Sie folgende Informationen haben bzw. die nötigen Unterlagen dazu erbitten: Zögern Sie bei externen Auftraggebern nicht, mehrmals um diese Texte zu bitten, denn eine bedeutende Quelle des Ärgernisses liegt darin, daß die Absprache mit Ihnen und die Einladung an die Teilnehmer nicht genau übereinstimmen. Das in letzter Minute, will heißen: zu Beginn Ihrer Präsentation, noch zu ändern, erfordert viel Flexibilität und Geschick.

Was also kann ein externerAuftraggeber von Ihnen erwarten? - Wenn Sie Glück haben, teilt er Ihnen ziemlich genau mit, was er erwartet. In der Regel wird aber Ihre Fachkompetenz so eingeschätzt, daß Sie selbst entscheiden sollen, was Sie mitbringen. Ersparen Sie sich und Ihrem Auftraggeber, intern wie extern, einige Enttäuschungen, indem Sie bestimmte Fragen schon in der Absprache stellen:

 

  • Wieviel Zeit möchten Sie sich / sollen wir uns nehmen?
Vorschlag für die Gesamtdauer incl. Nachfragen und Diskussion: mindestens 90 min., maximal 2 1/2 Stunden. Die Dauer, also Anfang und auch Ende der Veranstaltung, sollten in der Einladung an die Teilnehmer/innen angegeben werden. Sie halten sich die Zeit danach auch noch frei, vielleicht werden Sie zum Essen eingeladen, oder jemand möchte Sie noch alleine sprechen.
  • Wer wird denn mit dabei sein? Worauf kommt es Ihnen für diesen Teilnehmerkreis an?
Mögliche Antworten: "Bringen Sie einfach mal was mit"; "wir haben da so ein paar IT-Freaks, die werden sicher was über die Programmierung wissen wollen"; "unsere junge Fraktion wird besonders nach den Marktchancen fragen", etc. Ich möchte für Sie gerne eine Demo vorbereiten.
  • Mit wievielen Teilnehmer/innen rechnen Sie denn?
Sie bringen nicht nur Muster mit (z. B. bei der Einführung neuer Formulare), sondern auch eine Zusammenfassung Ihrer Themen, und dafür müssen Sie wissen, wieviele Kopien Sie brauchen. Machen Sie die Kopien erst kurz vorm Termin, wenn die aktuelle Teilnehmerliste vorliegt, und machen Sie höchstens eine zusätzliche Kopie (pro 20 TN). Achtung: Kopien von Folien sind ganz besonders begehrt; wenn Sie diese Inhalte nicht freiwillig mitbringen, werden Sie unter Garantie danach gefragt.
  • Was halten Sie davon:
Ich stelle mir vor, ca. 45 bis 60 min. zu sprechen und dabei auch Zwischenfragen anzunehmen; wir werden also auch miteinander reden. Für weitergehende Fragen möchte ich gerne noch zusätzlich eine halbe Stunde danach reservieren.

Gehen Sie im Zweifelsfall davon aus, daß Sie sich mit Ihrer Präsentation schon ausführlicher beschäftigt haben als Ihr Auftraggeber, und fragen Sie ihn im Vorgespräch am besten zu seiner Meinung zu einem so konkreten Vorschlag. Das ist einfacher als die ganz offene Frage, "Wie haben Sie sich denn den Ablauf der Veranstaltung vorgestellt?"

Lassen Sie sich von einem guten Gesprächsklima in der Vorarbeit nicht davon abhalten, auch scheinbar Übereinstimmendes mit den o. g. Beispielen abzufragen. Nur so können Sie feststellen, daß das, was Sie vorbereiten, auch zu den Erwartungen Ihres Kunden, also Ihres Auftraggebers, bzw. zu den Erwartungen Ihrer Zuhörer/innen paßt.

Sie möchten selbstsicher auftreten? Hier zählt Ihre gute Vorbereitung doppelt!

 

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