Vera Naumann - Kommunikation&Organisation

2. 2. Grundlagen zum Aufbau von Präsentationen

Dieses Kapitel hat folgende Abschnitte:

2.2.1. Zeitplanung für Präsentationen
2.2.2. Statements und Kurzräsentationen
2.2.3. Typische Aufbaupläne für längere Präsentationen
2.2.4. Interaktive Methoden für Präsentationen
2.2.5. Das Lehrgespräch als interaktive Präsentationsform

Das Ziel und die Dauer einer Präsentation haben so maßgeblichen Einfluß auf die Gestaltung und Ihre Dramaturgie, daß ein one size fits all-Aufbau nicht geeignet wäre. Jede Präsentation ist anders, selbst wenn Sie dasselbe Thema zum Inhalt hat. Ein wesentliches Element des Erfolges einer Präsentation ist, daß die Teilnehmer/innen genau das merken und auch honorieren.

Im Seminar werden wir das an Beispielen aus Ihrem Arbeitsalltag erproben. Für diese Seminarunterlage fasse ich einige Tips für Sie zusammen. Ihre Praxis zählt aber in jedem Fall mehr als ein allgemeines Beispiel!

2.2.1. Zeitplanung für Präsentationen

Würden Sie nur den rein sachlichen Inhalt dessen betrachten, was Sie vermitteln wollen, dann wäre Ihre Präsentation oft in einigen Minuten vorbei. Diese Planung bringt Ihnen aber in der Praxis garantiert eine Menge Schwierigkeiten. Die meisten Präsentationen, die nicht so laufen, wie der Referent es sich vorgestellt hat, scheitern an mangelhafter Zeitplanung, der daraus entstehenden Ungeduld des Referenten mit seinen Teilnehmer/innen und dem weiterhin entstehenden Widerstand der Teilnehmer/innen, sich in dieser Weise mit dem Thema zu beschäftigen.

Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, wie wenig Platz das eigentliche Thema in der Dramaturgie einer Präsentation von insgesamt einer Stunde Dauer einnehmen kann.

Dauer	Prozent	Abschnitt Ihrer Präsentation
5 min.	8 %	Begrüßung, Vorstellung, einleitende Sätze
5 min.	8 %	Fragen an die Teilnehmer/innen, evtl. Mindmap (Flipchart)
20 min.	33 %	Präsentation vorbereiteter Inhalte, kurze Rückfragen eingeschlossen
10 min.	17 %	längere Rückfragen, Diskussion, evtl. zusätzliche Informationen
15 min.	25 %	Aufgaben und weitere Vorgehensweise festlegen und dokumentieren
5 min.	8 %	Zusammenfassung Blick auf die wesentlichen Medien wiederholen Ausblick Abschied Überleitung evtl. zum nächsten Referenten

Diese Planung entspricht dem, was die Realität verlangt. Wenn Sie in Ihrer Planung trotzdem so tun, als würden Sie nur zehn Minuten brauchen, um zu diskutieren und nächste Schritte festzulegen, kommen Sie in Zeitnot, und das danken Ihnen Ihre Teilnehmer/innen schlecht.

Ein Drittel der Zeit als Ihre Redezeit für eine zusammenhängende Präsentation zu definieren ist realistisch; mehr als die Hälfte darf es auf keinen Fall sein.

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2.2.2. Statements und Kurzpräsentationen (bis 20 min.

Angenommen, Sie werden im Rahmen einer Besprechung gebeten, zu einem Thema Stellung zu nehmen oder bestimmte Informationen weiterzugeben. Die Einleitung und das Ende der Veranstaltung liegen nicht in Ihren Händen; vor und nach Ihnen sind andere Teilnehmer/innen derselben Veranstaltung mit ihren Themen an der Reihe. Dann könnte der Aufbau Ihrer kurzen Präsentation von zwanzig Minuten so aussehen:

Zeit	Inhalt
2 min.	Anmoderation: "Wir haben für die Abrechnung von Provisionen einen neuen Modus vorgesehen. Die endgültige Entscheidung wird Herr Oberherr treffen, nachdem Sie das Modell kennengelernt haben und Ihre Unterstützung oder Bedenken geäußert haben. Ich möchte Ihnen kurz vorstellen, wie wir uns die Abrechung in Zukunft vorstellen."
3 min.	Anknüpfen an Bekanntes: "Bisher haben Sie folgende Zahlen in die Berechnung Ihrer Provision einbezogen: ..." etc. "Das hatte den Vorteil, daß ..., aber auch den Nachteil, daß ... ." (evtl. altes Formular für alle beilegen, ansehen)
3 min.	TN-Beiträge: Erste Rückfragen, Kommentare, evtl. Widerstände akzeptieren.
5 min.	Neues präsentieren: "Um diese Nachteile in Zukunft unwirksam zu machen, schlagen wir folgende Vorgehensweise vor: ..." (Medien einsetzen, Ihr neues Modell zeigen.) Falls hier Fragen gestellt werden, die zu einer Diskussion führen, vertagen Sie sie auf nachher. Nur Verständnisfragen gleich beantworten.
5 min.	TN-Beiträge: Längere Rückfragen, Kommentare, evtl. Widerstände akzeptieren, den TN das Wort geben, nicht gleich alles beantworten, sondern die Gruppe auch diskutieren lassen. Hier moderieren Sie.
2 min.	Antworten und abschließen: "Ich höre, daß ... Ihre größten Bedenken sind, die allerdings nicht von allen geteilt werden. Ihnen kommt es insbesondere darauf an, daß ... . Sie unterstützen in jedem Fall die Neuerung, daß ... . Ich werde mit Herrn Oberherr überlegen, welche Möglichkeiten wir haben, hier einen Kompromiß zu finden."

Unterschätzen Sie nicht, wieviel Zeit Nachfragen manchmal in Anspruch nehmen, auch bei vermeintlich kurzen Themen. Mit Zeitdruck zu arbeiten - "das sprechen wir hier nur kurz an, heute gibt es keine Diskussion dazu" - nehmen Zuhörer/innen in der Regel nicht übel, wenn sie ihre Interessen nicht verletzt sehen. Wenn Sie aber ein Thema auf den Tisch bringen, das auf jeden Fall Diskussion erfordert, dann müssen Sie mit angespannter Stimmung rechnen, wenn Sie keine Zeit einplanen für Rückfragen und Kommentare. Leichter werden Sie es haben, wenn Sie ankündigen, daß heute keine Entscheidung dazu getroffen werden wird, daß aber eine Diskussion stattfinden kann.

Alle Rechte für die Verwendung dieser Seminarunterlage liegen bei der Autorin, Vera Naumann Kommunikation & Organisation. Bitte geben Sie die Quelle an, wenn Sie die Unterlagen außerhalb des Seminarzwecks verwenden.

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