Vera Naumann - Kommunikation&Organisation

2. 3. Zusammenfassungen mit Stichworten

Dieses Kapitel hat folgende Abschnitte:

2.3.1. Stichworte für einen Diskussionsbeitrag
2.3.2. Stichworte für Eröffnung und Zusammenfassung
2.3.3. Stichworte für Präsentationen
2.3.4. Arbeiten mit Volltextmanuskript

Stichworte für einen Redebeitrag oder eine Präsentation müssen mehrere Anforderungen erfüllen:

Sie brauchen die Stichworte, nach denen Sie suchen würden, wenn Sie sie nicht hätten, und nicht die Wörter, die Ihnen sowieso einfallen. Wenn Sie öfters nach Verben suchen oder einen Satz nicht beenden können, braucht Ihre Stichwortquelle vor allem Verben; wenn Ihnen Adjektive fehlen, schreiben Sie diese auf; wenn Sie schwer Satzanfänge finden, notieren Sie wörtlich den Anfang.

Einerseits soll der rote Faden erkennbar sein, andererseits muß Ihre Stichwortsammlung flexibel genug sein, um bei Programmänderungen immer noch zu funktionieren.

Ob Karten, Papier oder Flipchart: Sie müssen den Text problemlos entziffern und lesen können (sauber genug, Schriftgröße groß genug, übersichtlich gegliedert).

Chaos entsteht in der Eile schnell - deswegen wirken eine Agenda oder Gliederung oder eine Numerierung der Stichwortquellen Wunder.

Papier und Karten immer nur einseitig beschriften.

Bei allen Stichwortquellen geht es nicht darum, daß Sie vorlesen, was Sie vor sich haben, sondern daß Sie wie auf einem Notenblatt beim Chor die Worte finden, denen Sie dann selbst den Ton geben. Vorlesungen sind im akademischen Bereich üblich, aber in der freien Wirtschaft eher nicht - in Präsentationen sprechen Sie mit Menschen mehr als zu Menschen, es sei denn, Sie halten eine Rede, und selbst dann werden Sie nicht vorlesen.

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2.3.1. Stichworte für einen Diskussionsbeitrag

Schon für einen einzigen Redebeitrag innerhalb einer Diskussion kann ein Stichwortzettel hilfreich sein. Im Eifer des Gefechts und bei Widerspruch Ihrer Zuhörer tut es gut, wenn Sie während des Redens mit einem kurzen Blick in Ihre Notizen erfassen können, ob sie auf alles Bezug genommen haben, was Ihnen schon eingefallen ist, während Ihr Vorredner noch das Wort hatte. Außerdem können Sie besser zuhören, wenn Sie sich nicht schon dauerd merken müssen, was Sie nachher sagen wollen.

Beispiel:

Form: Karte (wenn Sie im Stehen sprechen) oder DIN A 4-Blatt (wenn dieses aufgelegt werden kann oder wenn Sie im Sitzen reden)

Inhalt:

Sie als Systemadministrator
wenig Mühe
Formulardurchlauf erkennen
Anwender/innen
Geschäftsprozesse wiederzuerkennen

Wörtlich: "Sie als Systemadministrator haben wenig Mühe, den Formulardurchlauf zu erkennen; aber meine Anwender/innen haben große Schwierigkeiten, die existierenden Geschäftsprozesse wiederzuerkennen."

Übrigens wirken Diskussionsbeiträge, bei denen Sie Notizen verwenden, möglicherweise sachlicher und kompetenter, als wenn Sie quasi "aus dem Bauch heraus" antworten und evtl. entsprechend emotionale Reaktionen erzeugen.

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2.3.2. Stichworte für Eröffnung und Zusammenfassung

Wenn Sie über Ihr Fach oder über Ihre Erfahrungen sprechen, also über den Kern Ihrer Präsentation, werden Sie weniger auf einen Stichwortzettel angewiesen sein als bei Moderationsbeiträgen wie einer Eröffnung oder einer Zusammenfassung. Denken Sie an Fernsehmoderator/innen - die sind auch gut vorbereitet und kennen ihr Geschäft aus jahrelanger Erfahrung, und trotzdem würden sie nicht ohne Stichwortzettel arbeiten, wenn ein neuer Kandidat die Bühne betritt!

Insbesondere Eröffnungen und Zusammenfassungen gelingen sehr viel besser, wenn sie gut vorbereitet sind. Schreiben Sie den Anfang ruhig wörtlich auf, und schreiben Sie ihn gegliedert wie ein Gebet - dann ist er viel besser zu betonen.

Beispiel:

Form:

Karten, da Sie vermutlich im Stehen sprechen, und in dezenter Farbe

Inhalt:

Lieber Herr Oberherr,
liebe Kolleginnen und Kollegen,
herzlich willkommen
zu unserer Jahreshauptversammlung.

drei Hauptthemen beschäftigen:
1. (etc.)

Wörtlich: Erster Satz ebenso.
"Wir werden uns heute mit drei Hauptthemen beschäftigen: 1., 2., 3., ..."

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2.3.3. Stichworte für Präsentationen

Arbeiten Sie nicht mit mehreren Quellen gleichzeitig - das habe ich noch nie funk- tionieren sehen. Mißbrauchen Sie andererseits auch nicht Ihre Medien - die ja für die Teilnehmer/innen eine Verdeutlichung sein sollen - als volles Manuskript.

Die Mitte macht´s: Eine Folie oder eine Flipchart, die selbsterklärend ist, aber trotzdem übersichtlich, wird Sie selbst an das erinnern, was über den dargestellten Text hinaus dazu zu sagen ist.

Jeder weitere Notizzettel dazu geht während der Präsentation unter. Auf den weißen Rand der Foliehülle Notizen machen hilft nur, wenn Sie sie auch lesen können. Das scheitert entweder an der Helligkeit der Folie - die Augen gewöhnen sich kaum an den dunkler erscheinenden Rand - oder an Ihrem Stehplatz, denn wenn Sie so nah an der Folie sind, daß Sie die Randinschrift lesen können, dann haben Sie garantiert nicht den geeigneten Platz für guten Kontakt zu Ihren Teilnehmer/innen.

Für Flipcharts und Pinnwände gibt es einen verblüffend einfachen Trick: Schreiben Sie dünn mit Bleistift vor, was wo angepinnt oder hingeschrieben werden soll. Beim Anpinnen oder Schreiben sind Sie zwangsläufing nah an der Tafel, und bis zu den Teilnehmer/innen sind die Markierungen nicht zu sehen.

Beispiel:

Form: "Menüzettel": Alle Medien mit Überschrift der Reihe nach gegliedert. Diesen Zettel kleben Sie am besten auf dem Tisch fest.

1) Flipchart: Überblick über Ihre gesamte Präsentation

2) Folie: Zahlen vorher

3) Folie: Zahlen heute

4) Flipchart: Vermutungen und Informationen der TN, wie diese Zahlen zustande kamen

5) Pinnwand: Maßnahmen für nächstes Jahr

etc.

Inhalt: je nach Thema!

Wörtlich: Flipcharts, Folien und Pinnwandkarten wörtlich vorlesen; alles andere frei gesprochen.

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2.3.4. Arbeiten mit Volltextmanuskript

In Präsentationen unüblich, aber gelgentlich doch angewandt wird die Zuhilfenahme eines Volltextmanuskriptes:

Wenn Sie DIN A 4- Seiten verwenden, brauchen Sie eine Auflagefläche, am besten ein Rednerpult. So große Seiten bewegen sich mit jeder Geste und auch durch jeden Luftzug. Wenn Sie ein DINA 4-Blatt frei in der Hand halten, wirkt es, als würden Sie zittern, und das sieht unsicher aus.

Beschreiben Sie alle Blätter nur einseitig, auch wenn Sie viel Papier brauchen. Schreiben Sie die Seitenzahlen groß auf jede Seite, immer in dieselbe Ecke.

Verwenden Sie eine Schrift von mindestens 14 Punkt, und unterbrechen Sie Textblöcke in Abschnitte von max. 7 Zeilen.

Heben Sie die wichtigsten Stichworte hervor, damit Sie sich wieder zurechtfinden, falls Sie durch eine Frage unterbrochen werden.

Ergänzen Sie Hinweise, z. B. für Blickkontakt: "hinschauen!" oder "Pause".

Proben Sie, wie lange Sie brauchen. Ein Volltextmanuskript braucht meistens länger, als man aufgrund des Textumfangs meint. Als Faustregel: Eine 10-pt-groß beschriebene Seite braucht 10 bis 12 Minunten Vortragszeit.

Integrieren Sie Ihre Dramaturgie ins Manuskript, z. B. "Hier Rückfragen?"

Machen Sie immer noch eine Kopie Ihres Manuskriptes, und drücken Sie die jemandem in die Hand, der auch zur Präsentation kommt. Schon oft sind Manuskripte in letzter Minute magisch verschwunden.

Ein Volltextmanuskript beschränkt Sie stark in der Dramaturgie. In einem längeren Text vor- und zurückzuspringen, weil Ihre Teilnehmer/innen entsprechende Fragen stellen, zwingt Sie immer wieder dazu, zu blättern. Gelegentliches Blättern stört Ihre Teilnehmer/innen sicher nicht; aber wenn Sie Ihr Manuskript letztlich zu einer Sammlung von Textbausteinen verkommen lassen, die Sie beinahe willkürlich aufrufen, dann fragen sich Ihre Teilnehmer/innen, warum Sie die Informationen nicht im Kopf haben, und der gesamte Spannungsbogen, den Sie sich vielleicht einmal vorgestellt haben, geht verloren.

Sagen Sie Ihren Teilnehmer/innen deshalb, wann Sie Fragen vorgesehen haben. Was meistens gut funktioniert: "Bitte stellen Sie Verständnisfragen jeweils gleich. Um vertiefende Fragen bitte ich Sie nach jedem Abschnitt, und für die Diskussion ist nach meinem Vortrag noch eine halbe Stunde vorgesehen."

Beispiel:

Form: bei Volltext immer normales Druckseitenformat, z. B. DIN A 4

Inhalt:

Meine Damen und Herren,

in der folgenden Stunde möchte ich Ihnen ein Konzept vorstellen, mit dem Sie den Grad der Kundenorientierung in Ihrem Unternehmen messen, beurteilen und gegebenenfalls auch korrigieren können.

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Wörtlich: Wie Manuskript, aber natürlich betont, nicht vorgelesen. Kursives tun, nicht lesen.

Bei allen Stichwortzetteln, Medien und Hilfen: Lassen Sie noch Raum für Zufälle und Leben. 5% Fehler machen menschlich!

Alle Rechte für die Verwendung dieser Seminarunterlage liegen bei der Autorin, Vera Naumann Kommunikation & Organisation. Bitte geben Sie die Quelle an, wenn Sie die Unterlagen außerhalb des Seminarzwecks verwenden.

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