Vera Naumann - Kommunikation&Organisation

Teil 3 Moderation

Dieser Teil hat vier Kapitel:

3.1. Grundlagen der Besprechungsmoderation
3.2. Moderation in Workshops, Diskussionen und Entscheidungen
3.3. Medien sinnvoll nutzen
3.4. Moderation als Prozeß

3.1. Grundlagen der Besprechungsmoderation

Dieses Kapitel hat folgende Abschnitte:

3.1.1. Einladung
3.1.2. Besprechungsablauf und Moderation
3.1.3. Ergebnisse dokumentieren

3.1.1. Einladung

Lieben Sie es auch, zu Besprechungen gebeten zu werden, deren Inhalt Sie nur vage erahnen und auf die Sie sich auch nicht vorbereiten können? Falls Sie sich eine erfolgreiche Besprechung anders vorstellen, und falls Sie Ihre Zeit für die Dinge verwenden wollen, die Ihnen wichtig sind - also z. B. Ihre Ziele - dann sichert Ihnen eine vernünftige Besprechungsmoderation schon einen Teil Ihres Erfolges.

Das steht in der Einladung zur Besprechung:

Wer lädt ein?
Wer ist eingeladen?
Datum, Uhrzeiten für Anfang und Ende der Besprechung
Besprechungsort
einzelne, numerierte Themen ("Tagesordnungspunkte"), evtl. auch, wer wozu etwas sagt

Wozu dieser Aufwand?

alle, die kommen sollen, sind informiert
wer nicht kommen kann, hat die Möglichkeit, jemand anderem eine Nachricht mitzugeben
alle Teilnehmer/innen können sich vorbereiten
das Protokoll ist wesentlich leichter zu schreiben
Themen, die offensichtlich nicht in den Zeitrahmen der Besprechung passen, können besser vertagt oder delegiert werden (Prioritäten werden eingehalten)

nach oben

3.1.2. Besprechungsablauf und Moderation

Besprechungen zu moderieren, halten viele Unternehmen nicht für wichtig genug, daß sie es wirklich tun. Folge davon ist, daß eine Führungskraft oder ein/e Vertreter/in eines wichtigeren Themas automatisch für die Moderation verantwortlich ist, oder daß jede/r, der oder die etwas zur Besprechung beiträgt, selbst für die Moderation seines Themas verantwortlich ist.

Das hat eine Reihe von Nachteilen, z. B. daß Zeiten oft nicht eingehalten werden und die letzten Tagesordnungspunkte gekürzt oder gar gestrichen werden, oder daß nur diejenigen zu Wort kommen, die ums Wort kämpfen.

Die minimale Moderation einer Besprechung konzentriert sich daher auf die Überprüfung und Einhaltung des geplanten Ablaufs und die Rederechtsverteilung. (Was darüber hinausgeht, können Sie im nächsten Abschnitt über Moderation in Workshops, Diskussionen und Entscheidungen vertiefen.)
Typischer Besprechungsablauf:

Tagesordnungspunkte (wie Einladung) nochmal nennen

zusätzlich anstehende Themen sammeln und nur unten anfügen

erstes geplantes Thema besprechen

usw., weitere Themen besprechen

später hinzugekommene Themen auch erst später besprechen

10 bis 20 min. vor Besprechungsende auf die Zeit aufmerksam machen und nochmal überprüfen, was noch alles besprochen werden soll

evtl. Themen delegieren oder vertagen (kommt auch ins Protokoll)

für Themen, die nicht vertagt werden können, übernimmt ein/e Teilnehmer/in die Verantwortung, sich darum zu kümmern, daß ein weiterer Besprechungstermin gefunden wird

zu jedem Punkt nächste Aktionen, wer macht was bis wann, vereinbaren und ins Protokoll aufnehmen

evtl. neuen Besprechungstermin

Wozu dieser Aufwand?

Tagesordnungspunkte tatsächlich nochmal vorzulesen bringt mehr Disziplin, beim Thema zu bleiben. Für neue Themen, die nur zufällig in dieser Besprechung landen, weil sie eben auch alle Anwesenden betreffen, sollte lieber ein weiterer Besprechungstermin vereinbart werden, nötigenfalls direkt anschließend. "Huckepack"-Besprechungen mit Themen, die mit der ursprünglichen Einladung nur noch wenig zu tun haben, sprengen regelmäßig den geplanten Zeitrahmen.

Kein Thema soll "unter den Tisch fallen", sondern entweder besprochen oder vertagt werden. Schlimmstenfalls übernehmen eine oder mehrere Teilnehmer/innen die Verantwortung, sich darum zu kümmern. Kein Thema verläßt die Besprechung so, wie es angekommen ist, sondern hat eine Aktion oder einen neuen Termin zur Folge oder wird von einer neuen Person unterstützt!

Besprechungen dienen der gegenseitigen Information und der Vereinbarung von Arbeitsschritten. Eine Besprechung ist also ein Planungsinstrument. Die saubere Planung und Durchführung einer Besprechung hat einen kontruktiven und motivierenden Einfluß auf das, was in der Besprechung geplant werden soll.

nach oben

3.1.3. Ergebnisse dokumentieren

Ein Ergebnisprotokoll ist die einfachste und auch eine verbindliche Möglichkeit, die Ergebnisse einer Besprechung festzuhalten und für die Teilnehmer/innen wie auch andere an der Arbeit Beteiligte darüber zu informieren.

Das einfachste Ergebnisprotokoll wird bereits während der Besprechung veröffentlicht - nämlich als Mitschrift von Stichworten am Flipchart. Für die Vervielfältigung genügt eine einfache Abschrift oder eine mit technischer Hilfe hergestellte Kopie (Thermofax-Wand, digitale Kamera und PC-Ausdruck, Fotoprotokoll).

Je genauer die Themen in der Einladung zur Besprechung bzw. in der Nennung der weiteren Themen am Sitzungsanfang festgehalten worden sind, desto einfacher ist das Protokoll zu schreiben: Zu jedem geplanten Tagesordnungspunkt gibt es eine entsprechende Protokollnotiz.

Aufbau des Protokolls:

Datum, Uhrzeiten für Anfang und Ende der Besprechung, Besprechungsort

Wer hat eingeladen?

Wer war dabei? Wer war nicht da, obwohl eingeladen, und warum nicht? (z. B. Urlaub, krank, auf Kundentermin)

Wer schreibt das Protokoll?

einzelne, numerierte Themen ("Tagesordnungspunkte") als Überschriften, dahinter die Information bzw. die Vereinbarung. Für ein schnelles Protokoll müssen die wesentlichen Stichworte und Ergebnisse hier angegeben sein, aber für genauere Hintergrundinformationen kann auf einzelne Personen verwiesen werden. (Wenn für nicht-Anwesende schwer verständlich, z. B. so: Info: XXX. Für Details Frau *** fragen.) Das Protokoll muß so genau sein, daß alle es verstehen, die dabei waren, und alle sich Hintergründe besorgen können, die nicht dabei waren.

Alle Teilnehmer/innen können etwas ins Protokoll schreiben lassen, z. B. "auf das X-Risiko hat Y hingewiesen."

Themen, die vertagt oder delegiert werden, stehen auch im Protokoll.

Verweis auf Anhang: Plakate oder Flipcharts können wesentliche Besprechungsergebnisse enthalten. Sie sind alleine aber noch kein vollständiges Protokoll. Zu jedem Anhang sollte wenigstens ein Satz oder eine Überschrift im Protokoll aufgelistet sein (z. B. neue Aufgabenverteilung siehe Chart X, Prioritätenliste siehe Chart Y)

Das Protokoll ist unterschrieben: entweder von dem oder der Verfasser/in, von einer Führungskraft, die an der Besprechung beteiligt war, oder sogar von der ganzen Gruppe.

Wozu dieser Aufwand?

Protokolle zu schreiben unterstützt die Planungs- und Vereinbarungsdisziplin einer Gruppe. Wer das Protokoll schreibt, kann die Gruppe bei jedem Tagesordnungspunkt um ein Ergebnis fürs Protokoll bitten, das unterstützt evtl. auch die Moderation.

Das Protokoll ist ein verbindliches Dokument.

Besprechungsmoderation spart Zeit. Selbst wenn Sie für die Vorbereitung oder für die Eröffnung mehr Zeit investieren als bei unmoderierten Besprechungen, werden Sie mehr Zeit dadurch gewinnen, daß Zeiten und Ziele feststehen und daß Ergebnisse nicht später mühsam wieder hervorgekramt werden müssen.

Alle Rechte für die Verwendung dieser Seminarunterlage liegen bei der Autorin, Vera Naumann Kommunikation & Organisation. Bitte geben Sie die Quelle an, wenn Sie die Unterlagen außerhalb des Seminarzwecks verwenden.

nach oben

zurück zur Auswahl