Vera Naumann - Kommunikation&Organisation

3.2. Moderation in Workshops, Diskussionen, Entscheidungen

Dieses Kapitel hat folgende Abschnitte:

3.2.1. Aufgaben der Moderation
3.2.2. Eine besondere Rolle in der Moderation: Der Facilitator
3.2.3. Vorstellung, Anmoderation und Einleitung
3.2.4. Gezielt Fragen stellen - in Moderation und Präsentation
3.2.5. Abmoderation
3.2.6. Umgang mit kritischen Situationen

Wer Präsentationen hält oder Beprechungen leitet, braucht Moderation in zweierlei Hinsicht:

1. Da Sie keinen Monolog halten, müssen Sie die Beiträge der Teilnehmer/innen in irgend einer Weise managen; wenn Sie das nicht tun, kann es passieren, daß die Gruppe Ihnen das Konzept quasi aus der Hand nimmt.

2. Ihre Teilnehmer/innen werden in Diskussionen nicht immer einer Meinung untereinander oder mit Ihnen sein; deswegen müssen Sie diesen Meinungs- und Informationsaustauch so moderieren, daß alle zu Wort kommen und keine wichtigen Beiträge unter den Tisch fallen.

Selbst wenn es nicht um Entscheidungen, sondern um die Vermittlung von Wissen geht: Viele Möglichkeiten der Interaktion mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern lassen sich mit den Mitteln der Moderation gewinnen. Dazu werden im nächsten Abschnitt über Medien noch mehr Beispiele beschrieben. Hier geht es zunächst um allgemeine Aufgaben der Moderation.

Bitte benutzen Sie für Ihre weitere Ideensammlung zu Moderationstechniken auch die am Ende dieser Seminarunterlage angegebene Fachliteratur.

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3.2.1. Aufgaben der Moderation

Die Moderatorin / der Moderator sollen die Gruppe davon entlasten,

auf die Zeit zu achten,

sich in Nebenthemen zu verlieren,

sich immer wieder einen Überblick über das Gesamtthema zu verschaffen,

Teilnehmer/innen verstummen zu lassen,

Teilnehmer/innen "die Sitzung regieren" zu lassen,

die Atmosphäre zu gespannt oder zu lustlos werden zu lassen.

Das erreicht die Moderatorin / der Moderator so:

Fragen an die Gruppe oder an Einzelne stellen

gliedern und zusammenfassen (aber nicht werten!)

aufmerksam machen auf: Thema, Zeit, Beteiligung aller Teilnehmer/innen

Moderator/innen und Diskussionsleiter/innen erfüllen eine Service-Funktion: Sie sorgen dafür, daß

andere zu Wort kommen,

viele verschiedene Gesichtspunkte zu einem Thema vorgebracht werden können,

die Diskussion beim Thema bleibt,

gewisse Gesprächsregeln gewahrt bleiben.

Was Moderator/innen und Diskussionsleiter/innen kraft ihrer Rolle nicht tun und was ihre Aufgabe mitunter schwer macht, ist, sich selbst mit Meinungen in die Diskussion oder den Arbeitsprozeß einzuschalten.

In der Realität treten allerdings öfters Situationen auf, in denen Sie zwei Rollen auf einmal erfüllen sollen:

nach und während
Ihrer eigenen Präsentation
auf Fragen eingehen

und gleichzeitig

die Diskussion steuern,
die daraus entsteht

Diese Doppelrolle auszufüllen ist schwierig; wenn Sie die Möglichkeit haben, einen Kollegen oder eine Kollegin als Moderatorin einzusetzen, können Sie sich ganz auf die Fragen und auf Ihr Fach konzentrieren, und der bzw. die Moderator/in kümmert sich um den Verlauf.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, beides auf einmal zu machen, ist gute Vorbereitung wichtig:

Sie planen, ob während Ihres Beitrags schon diskutiert werden kann oder erst danach.

Sie kennen oder vermuten vorher die "heiklen" Punkte ihrer Präsentation. Lassen Sie Beifall zu (Pause, Publikum anschauen), lassen Sie aber auch Widerstand zu. Verweisen Sie auf die Diskussion.

Sie lösen die Diskussion aus, statt auf andere zu warten.

Sie haben die Frage, mit der Sie die Diskussion auslösen, schriftlich vor sich.

Sie haben ein Abschluß-Statement schriftlich vor sich.

Seien Sie sich klar darüber, daß Sie am Verlauf der Diskussion zwei Ansatzpunkte haben: eigene Beiträge zum Thema und Ihre Moderation. Natürlich können Sie Ihre Beiträge zum Thema auch benutzen, um die Diskussion zu steuern; mehr Akzeptanz vom Publikum werden Sie aber gewinnen, wenn Sie einen Themawechsel Ihrerseits auch ankündigen.

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3.2.2. Eine besondere Rolle in der Moderation: Der Facilitator

Das Facilitator-Konzept ist eine bestimmte Form der Moderation; to facilitate bedeutet "etwas leicher machen, bereitstellen, ermöglichen, fördern". Das wesentliche Kennzeichen ist, daß der Facilitator inhaltlich keinen Einfluß aufs Ergebnis nimmt.

Die Rolle eines Facilitators einzunehmen, ist eine klassische Aufgabe interner Berater, z. B. bei Personalleuten, die mit dem aktuellen Entscheidungsprozeß nicht oder wenig befaßt sind und aus dem Ergebnis keinen Nutzen ziehen bzw. keinen Schaden zu befürchten haben. Diese Rolle ist auch typisch für externe Berater/innen.

Wenn Sie sich als Führungskraft mit Ihrer eigenen Abteilung für die Rolle des Facilitators entscheiden, müssen Sie verschiedene Nebeneffekte berücksichtigen: Solange Sie nicht an die Rolle gewöhnt sind, werden Sie Ihre Führungsrolle vermutlich immer wieder mal einnehmen; das kann die Gruppe verwirren. Wenn Ihre Gruppe noch nicht an diese neue Rolle von Ihnen gewöhnt ist, hält sie Ihre Rolle im schlimmsten Fall für einen neuen Trick, mit dem Sie der Gruppe Eigenständigkeit suggerieren, obwohl Sie "in Wirklichkeit" schon wissen, was bei der Besprechung herauskommen soll.

Selbst wenn die Gruppe Ihre Rolle versteht: Eine Zeit lang wird es das Team irritieren, daß Sie auf die Entscheidung inhaltlich so wenig Einfluß nehmen. Sowohl vom Prozeß als auch vom Ergebnis her ist diese Methode des Moderierens aber äußerst lohnenswert, insbesondere wenn Sie ein Team zu einer Entscheidung führen wollen, die diese dann selbstverantwortlich umsetzen soll. Im Folgenden wird beschrieben, was die Rolle des Facilitators ausmacht.

Der Facilitator auf der thematischen Ebene:

führt aufs Thema zurück und begrenzt Diskussionen, die vom Thema wegführen und die nicht aufs Ziel der Gruppe orientiert sind

stellt Fragen oder bietet Umrisse an, um das Thema voranzubringen

hält sich inhaltlich heraus, fällt keine Urteile, sondern läßt die Gruppenmitglieder ihre Expertise für das Thema einsetzen

protokolliert die wichtigsten Ideen und Stichworte zum Verlauf der Diskussion, um die Fortschritte für die Gruppe deutlich zu machen

fordert zweideutige Übereinstimmungen heraus, um sicherzustellen, daß nicht später ein Konflikt aufbricht, der vorher übersehen wurde

Der Facilitator auf der gruppendynamischen Ebene:

fördert die volle Teilnahme aller Gruppenmitglieder, um die Chancen auf das bestmögliche Ergebnis zu erhöhen; grenzt die Führung der Gruppe von einzelnen Mitgliedern oder Teilgruppen ein

sichert Anonymität und Vertraulichkeit in der Gruppe - unter den Mitgliedern oder nach außen, so daß das Ergebnis nicht beeinträchtigt werden kann

steuert den Gruppenprozeß mit Blick auf die Zeit; läßt Verzögerungen zu, wenn nötig

schützt Teilnehmer/innen und ihre Ideen vor Angriffen oder unkonstruktiver Kritik in der Gruppe

konzentriert sich auf das WIE, nicht auf das WAS der Diskussion und wie dieses auf das Ziel hinwirkt

arbeitet an der Konfliktlösung, um eine Gewinner/Gewinner-Situation herbeizuführen

bleibt flexibel gegenüber den Bedürfnissen der Gruppe und paßt sich schnell dem an, was die Gruppenmitglieder als ihre Bedürfnisse äußern

hat keinen Vorteil vom Ergebnis außer dem, daß die Gruppe das bestmögliche Ergebnis für sie erzielt hat und damit zufrieden ist

Wenn Sie diese beiden völlig unterschiedlichen Rollen betrachten - entweder Sie bleiben Führungskraft, oder Sie werden Facilitator - mag Ihnen in manchen Situationen an einer Mischung gelegen sein. Die Mischung ist schwierig, aber nicht unmöglich, wenn Sie einige Spielregeln betrachten.

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3.2.3. Vorstellung, Anmoderation und Einleitung

Die ersten paar Minuten bekommen Sie sehr viel Aufmerksamkeit. Deswegen sind Vorstellung und Anmoderation überhaupt erwähnenswert. Was Sie hier verpatzen, müssen Sie später in mühsamer Arbeit wieder gerade richten; was Sie hier schon gewinnen, trägt Sie später über holprige Stellen leicht hinweg.

Abschreckende Beispiele:

"Guten Tag, meine Damen und Herren, achso nein, wir sind ja in München, da muß man ja Grüß Gott sagen, damit man verstanden wird ... naja, auf jeden Fall begrüße ich Sie ... äh ... sehr herzlich ... zu unserer Veranstaltung heute miteinander.Ich habe als Vertreter der Niederlassung ... die Pflicht, Sie hier willkommen zu heißen.Ich habe gehört, es gibt auch ein hervorragendes Buffet .."

Zuhörer beleidigt! Mit " äh" davor klingt "herzlich" gelogen. Die Veranstaltung hat einen Namen! "Pflicht": Kommen Sie nicht gern? Kommen Sie nur zum Essen?)

"Ja, aber wir haben ja auch ein Thema ... Moment mal ... ja, da haben wir den Herrn - an den Namen muß man sich erst gewöhnen: Herr Szymanski, aber mit sz und y vorne, Sie sind daran schon gewöhnt, ja, und mit ihm habe ich folgendes Thema abgesprochen ..."

Respektlos gegenüber Szymanski. Das Thema ist "abgesprochen", also schon festgelegt; müssen die TN das jetzt über sich ergehen lassen?

Was Sie auch nicht sagen sollten:

"Ich habe die angenehme Pflicht, Sie zu begrüßen."

"Ich habe die Ehre und das Vergnügen, Sie zu begrüßen."

"Als Serviceleiter wurde ich beauftragt, zu einer solchen Veranstaltung zu kommen."

"Mein Alltag nimmt mich so in Anspruch, daß ich mich nicht groß vorbereitet habe."

Wer so beginnt, ist nicht ernstzunehmen, und damit werden auch Thema und Veranstaltung weniger wichtig. Die Teilnehmer/innen geraten in eine mißtrauische Haltung und prüfen jeden weiteren Satz umso kritischer. - Es geht auch anders!

Eine Eröffnung, die nichts Besonderes ist, richtet keinen Schaden an. Eine Eröffnung, die die Teilnehmer/innen anspricht, begeistert, wach macht, sieht auf den ersten Blick toll aus, kann aber später ein Problem erzeugen, falls der Vortrag nicht so ener-getisch sind wie die Einführung, und damit flacht das Bild der Veranstaltung dann ab.

Die goldene Mitte für eine Eröffnung liegt also bei den Worten, die für die Teilnehmer/innen

persönlich ansprechend und glaubwürdig sind, (Kundenkontakt)

echt informativ sind, evtl. Neugier wecken (Kompetenz),

zusammenfassen, was die TN an diesem Tag erwartet (Ankündigung, Verpackung, aber keine Werbung)

Beispiel:
"Sehr geehrte Damen und Herren, herzlich willkommen zum Thema ..."	Vorher vergleichen: was stand im Ankündigungstext? Genau das sagen (nicht lesen), keine Scherze, Thema nicht bewerten.
"Ich bin ... und bin im Bereich Service verantwortlich für die Einführung von ....."	Stellen Sie sich unbedingt selbst vor.
"Ich freue mich, daß Sie sich für das Thema ... Zeit genommen haben, und möchte Ihnen zur Einführung einen kurzen Überblick geben."	... und dafür, daß Sie das tun, brauchen Sie sich an keiner Stelle zu entschuldigen!
"Drei Stichworte werden Sie heute den ganzen Tag über immer wieder beschäftigen: 1. ..., 2. ..., 3. ..."	Diese Art der Einführung ist mehr als nur "Pflicht".
"Ich wünsche Ihnen allen interessante Einsichten in dieses Fachgebiet / zu diesen Themen, und freue mich auf spannende Diskussionen und die Zeit für einen regen Erfahrungsaustausch."	... und damit ist Schluß mit der Einführung.

In dieser Eröffnung gibt es noch keinen Witz. Der Text alleine klingt trocken. Lebendig und ansprechend wird er nur durch Sie:

viel echter Blickkontakt, "blitzende Augen" (Kundenkontakt)

In der Ruhe liegt die Kraft: keine Hektik; Spannung da, wo sie hingehört (Thema, Diskussionen)

offene Arme und Hände, kein Papiergefuchtel

Pausen nach jedem Satz, nicht mittendrin vor Schlüsselwörtern

Sie nehmen sich selbst ernst mit der Aufgabe, die Teilnehmer und Teilnehmerinnen in die Veranstaltung einzuführen.

Alle Rechte für die Verwendung dieser Seminarunterlage liegen bei der Autorin, Vera Naumann Kommunikation & Organisation. Bitte geben Sie die Quelle an, wenn Sie die Unterlagen außerhalb des Seminarzwecks verwenden.

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