Vera Naumann - Kommunikation&Organisation

Kapitel 1.3.: Projektmanagement

Gesamtübersicht dieses Kapitels:

1.3.2 Planungshilfen im Projektmanagement

1.3.1 Projektziel und Projektphasen

Für erfolgreiche Selbstorganisation wie auch für das Managen von Teams ist Projektmanagement von großem Nutzen: Ziele werden in einzelnen, geplanten und abgesprochenen Schritten erreicht.

Ob Ein-Personen-Projekte oder große Projekte mit mehreren Teilprojekten: Einige Vorgehensweisen gelten für jedes Projekt. Diese Grundlagen werden hier vorgestellt.

Um ein Projekt ganz grob zu beschreiben, brauchen Sie Antworten auf diese Fragen:

Was soll konkret bis wann erreicht sein? (Ziel)
Wer will, dass das erreicht wird? (Auftraggeber, Mitmacher)
Was muss dazu getan werden? (Aufgaben)
Wie wollen Sie vorgehen? (Struktur)
Wie lange dauert das? (Zeitaufwand, Dauer)
Wer und was wird gebraucht? (Ressourcen)

Beispiel 1: Marketingabteilung aufbauen

Ziel: Unser wachsendes Unternehmen braucht eine eigene Marketingabteilung - die soll zum 1. Oktober loslegen können.
Auftraggeber: Geschäftsleitung
Mitmacher: Mitarbeiter aus Vertrieb und Entwicklung
Aufgaben: Das Projektteam definiert Aufgaben und Vorgehensweisen der Marketingabteilung und stimmt diese mit anderen Abteilungen ab.
Struktur: Die Projektleiterin vereinbart mit der Geschäftsleitung einen Projektplan und leitet das Projekt entsprechend. Hier ist auch erfasst, wer worüber entscheiden wird.
Zeitaufwand, Dauer: Projektstart: 1. Juli, also 3 Monate Zeit.
Ressourcen: 2 umgewidmete Stellen, die ab 1. Juli zu 50% verfügbar sind; eine neue Stelle ab 1. September.

Beispiel 2: Ein großes Fest

Ziel: Am 25. August findet ein Fest mit ca. 100 Gästen statt. Auftraggeber: Wir selbst! Wir wollen Familie und Freunde einladen.
Mitmacher: Unsere Gäste, wenn das Fest dann stattfindet! Bereits für die Vorbereitung: Manche Aufgaben wollen wir an Dienstleister delegieren.
Aufgaben: Ort, Essen, Getränke, Unterhaltung, Kinderbetreuung und einiges mehr müssen organisiert werden.
Struktur: Wir werden das Projekt selbst leiten. Wir werden einen Plan mit Zeiten und Abhängigkeiten aufstellen, Dienstleister hinzuziehen und Entscheidungen nach und nach fällen.
Zeitaufwand, Dauer: Die Planung muss in unserer Freizeit Platz haben; die letzten beiden Tage vor dem Fest stehen ganz zur Verfügung. Vorlaufzeit: 4 Monate.
Ressourcen: Wir haben ein Budget für Sachausgaben und Dienstleister definiert, und wir wollen selbst während einiger Monate unsere Freizeit in die Vorbereitung investieren.

In den folgenden Abschnitten finden Sie Methoden, wie Sie Ihr Projekt angehen und starten können. Die einzelnen Abschnitte sind in der Projektarbeit kaum voneinander zu trennen. Wenn Sie die Zielsetzung ändern, werden Sie möglicherweise auch die Ressourcen ändern. Wenn Ihr Auftraggeber nach den ersten Planungsschritten so begeistert von Ihrem Projekt ist, dass er Ihnen mehr Ressourcen zur Verfügung stellt, hat das evtl. Einfluss auf die Dauer oder die Gestaltung. Sie werden also alle Bereiche immer wieder betrachten.

Um überhaupt eine Reihenfolge in diese vielen Themen zu bekommen, hilft Ihnen die Zusammenstellung der Projektphasen. Sie werden sehen, dass ein wesentlicher Teil der Projektarbeit darin besteht, zu planen, bevor es mit der eigentlichen Abarbeitung losgeht:

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Zielsetzung

Wichtig an der Arbeit mit Zielsetzungen ist, dass Sie am Anfang der Arbeit bereits das Ende im Sinn haben.

Das Projektziel bzw. untergeordnete Projektziele sollen konkret, realistisch und überprüfbar formuliert sein:

Beispiel 1:

Am 24.12. nachmittags um 17:00 Uhr brennen am geschmückten Weihnachtsbaum die Kerzen.

So reichts's nicht:
Bescherung ist am späten Nachmittag. (Spielt ein Baum eine Rolle?)
Dieses Jahr feiern wir Weihnachten traditionell. (Nach welcher Tradition?)

Beispiel 2:

Am 15. August sind in allen Niederlassungen die neuen Bohrmaschinen vorrätig. Das EDV-Warenwirtschaftssystem akzeptiert Bestellungen, und im Zentrallager sind ausreichend Maschinen vorhanden. Alle Niederlassungsmitarbeiter sind so geschult, dass sie den Kunden die Vorteile der neuen Maschinen erklären können. In den zwei Wochen vorher sind die Kunden auf die neuen Bohrmaschinen aufmerksam gemacht worden (siehe Einführungsplan).

So reichts's nicht:
Am 15. August ist Markteinführung für die neue Bohrmaschine.

Formulieren Sie Ziele so, als wären sie bereits erreicht, also in der Gegenwartsform. Dann können Sie die Ziele überprüfen, indem Sie zum Zielzeitpunkt fragen: "Ist das so?" - und jedes "ja" ist eine Erfolgsmeldung!

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Auftraggeber und Projektleitung

Bei kleineren Projekten sind Auftraggeber und Projektleiter oftmals dieselbe Person (vgl. Beispiel: Ein Fest planen). Das hängt damit zusammen, dass der Projektleiter alles, was er zum erfolgreichen Abschluss seines Projektes braucht, selbst hinreichend gut beeinflussen kann.

Fragen Sie sich deswegen immer vor dem Projektstart: Wer hat die Kompetenz (hierarchisch und fachlich), über das Projektziel und die nötigen Ressourcen zu entscheiden ? Diese Person(en) kommen als Auftraggeber für das Projekt in Frage.

Wenn Sie angesprochen werden, ob Sie die Leitung eines Projektes übernehmen wollen, klären Sie so bald wie möglich, wem am Erfolg des Projektes am meisten liegt, und ob derjenige auch formell als Auftraggeber auftritt. Je besser dieses Erfolgsinteresse von einem einflussreichen Auftraggeber vertreten wird, umso besser sind Ihre Erfolgschancen als Projektleiter/in!

Wenn Sie selbst ein Projekt in Auftrag geben, wählen Sie eine/n Projektleiter/in, der bzw. die Ihr Interesse wirksam vertreten und umsetzen kann, und sorgen Sie für die notwendigen Ressourcen.

Die Projektleitung berichtet in vereinbarten Abständen an den Auftraggeber. In der Beschreibung der Projektphasen finden Sie weitere Anhaltspunkte, wo der Auftraggeber gebraucht wird.

Auf notwendige Fähigeiten eines Projektleiters und die Zusammenstellung von Projektteams gehe ich hier nicht ein - das ist ein Führungsthema, zu dem es bereits gute Managementliteratur gibt.
Meine Leseempfehlungen:

Siegmar Saul: Führen durch Kommunikation. Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. - Beltz Weiterbildung , 1999

Tom De Marco: Der Termin. Ein Roman über Projektmanagement. - Hanser, 1998

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Der Name des Projektes

Geben Sie Ihrem Projekt einen attraktiven, verständlichen Namen. Anonyme Projektnummern mögen für die Ablage geeignet sein, für die Popularität des Projektes sind sie es nicht.

Sprechende Namen, die bereits etwas über das Projektziel oder den Zielzeitpunkt aussagen, unterstützen die Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Ziel. Manche Unternehmen vergeben für Projekte auch Namen, die nichts mit dem Projektinhalt zu tun haben. Das eignet sich z. B., wenn mehrere ähnliche Projekte in Folge oder Projektfamilien vorkommen.

Beispiele:

Aufbau Marketing
Audi A6 Modelljahr 2005
Open Air 2004 Transportlogistik Sommer 2003
Beagle, Minnie, Goofy
Cortado, Mokka

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Zielhierarchisierung

Wie wichtig es ist, Projektziele in eine sinnvolle Hierarchie zu bringen, zeigt sich im schlimmsten Falle erst, wenn Sie in der Projektarbeit Probleme bekommen, Prioritäten zu setzen. Sobald das erste, offenere Projektziel genauer umrissen wird - und das ist für eine gute Planung nötig - liegen mehrere Teilziele Ihres Projektes vor, die sich inhaltlich zum Gesamtziel ergänzen. Eine Zielhierarchie beantwortet die Fragen: Welches Ziel ist das wichtigste? Was kommt als nächstes?

Beispiel: Das Fest

Was ist wichtiger: Das 100 Gäste zum Fest kommen, oder dass es am 25. August stattfindet?
Muss das Budget absolut eingehalten werden? Welche Leistungen können evtl. reduziert werden?
Wie wichtig ist es im Vergleich zur Planung der Cocktailbar, eine Kinderbetreuung zu finden?

Die frühe Hierarchisierung der Projektziele ist notwendig, damit Sie später, sobald Sie zu manchen Themen mehr Informationen gesammelt haben, den Kritischen Pfad festlegen können.

Falls die Eltern unter den eingeladenen Gästen nur zusagen, wenn die Kinderbetreuung sichergestellt ist, und falls Ihnen diese Gäste wichtig sind, dann ist das Thema Kinderbetreuung ein Teil vom Kritischen Pfad.

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Projektphasen

Jedes Projekt ist anders. Was zu Anfang geplant ist, kann sich unterwegs wieder ändern. Für manche Projekte sind ständige Änderungen ganz normal. Der Projektplan muss also Zeit dafür vorsehen, dass die Änderungen regelmäßig in den Plan eingearbeitet werden können - das ist rollierende Planung .

Manche Projekte brauchen eine Vorlaufzeit, weil zu Beginn noch nicht sicher ist, ob sie überhaupt zu Ende geführt werden. Bei Entwicklungsprojekten ist das manchmal so, weil erst gewisse Ergebnisse vorliegen das Ziel mit dem benötigten Aufwand zu erreichen, oder wie das möglich sein wird.

Nur wenige Projekte laufen so genau nach Plan, dass alles, was in der ersten Phase vereinbart wird, nachher auch so eingehalten wird. Deswegen ist es wichtig, in bestimmten Abständen zu prüfen:

Ist das anfangs gesetzte Ziel immer noch sinnvoll?
Ist das Ziel mit den geplanten Ressourcen (Mitarbeiter, Budget, Zeit) immer noch zum geplanten Zeitpunkt erreichbar?
Welche Änderungen im Plan sind ggf. nötig?

Je besser die Planung am Start, umso besser sind spätere Änderungen zu verkraften.

Mit der folgenden Vorgehensweise haben Sie gute Chancen auf Erfolg:

Phase 1 Auftrag, Ziel	Phase 2 Planung		Phase 3 Umsetzung
Vorschlag entwickeln	Projektorganisa- tion aufstellen	Arbeit verteilen	Aufgaben abarbeiten	Aktivitäten fertigstellen
Projektauftrag einholen	Parameter definieren	Zeitpläne erstellen	Status feststellen	Vorgehensweise dokumentieren
	Rahmenbedin- gungen klären	Gesamt-Zeitplan ausrichten	Abweichungen analysieren	Projekt abschließen
	Planungsstrate- gie vereinbaren	Zusagen überprüfen	Plan erneuern und anpassen
		Plan optimieren	Projektstatus berichten
		Risiko abschätzen
		oberste Entscheider informieren

Vergewissern Sie sich, welche Standards es in Ihrem Unternehmen für Projektabläufe bereits gibt, z. B. aufgrund einer ISO-Zertifizierung.

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Meilensteine und Dokumentation

Diese Projektphasen eignen sich als Leitfaden für die Vereinbarung von Meilensteinen und für die Dokumentation.

Meilensteine sind besondere Ereignisse im Projektverlauf, z. B. die Verabschiedung des ersten verbindlichen Arbeitsplanes oder das Stattfinden einer Kundenpräsentation, auf die Sie wochenlang hin gearbeitet haben.

Wo Projekte öfters in ähnlicher Form durchgeführt werden, gibt es zur Erleichterung der Arbeit oft festgelegte Projektprozesse mit typischen Meilensteinen.

Wie der Projektverlauf dokumentiert wird, hängt stark von der Branche und dem Arbeitsbereich ab, in dem das Projekt stattfindet.

Öffentliche Bauprojekte z. B. erfordern eine sehr detaillierte Dokumentation durch den Bauherrn; bei der Gestaltung eines Schulfestes genügt ein Aufwand an Dokumentation im Sinne von "Merkhilfen", mit dem alle Absprachen eingehalten werden können.

Wenn abzusehen ist, dass ein ähnlich gestaltetes Projekt in der Zukunft wieder durchgeführt werden soll, dann gestalten Sie die Dokumentation so, dass Sie sich beim nächsten Projekt die Planung erleichtern.

Manche Projekte nehmen sich zum Schluss ausführlich Zeit für eine Evaluation . Insbesondere wenn es sich um ein Modellprojekt oder ein Pilotprojekt handelt, sollten Sie den Projektverlauf, den Projektprozess und die Zusammenarbeit im Team sowie die einzelnen Ergebnisse und Zwischenergebnisse ausführlich dokumentieren, denn manchmal stellt sich erst bei der Evaluation heraus, dass bestimmte Details oder Einzelentscheidungen viel größeren Einfluss hatten, als bisher angenommen wurde.

Gliedern Sie Ihre Dokumentation pragmatisch: Was müssen wir dokumentieren, damit wir

wissen, was wir vereinbart haben?
wissen, wie etwas beschaffen ist? (z. B. technische Spezifikationen, Haftungsrecht, Archivpflicht)
nachvollziehen können, was wir geplant, entschieden und durchgeführt haben, und wie der Projektprozess verlaufen ist?

Vergewissern Sie sich, welche Standards es in Ihrem Unternehmen für Projektdokumentation bereits gibt, z. B. aufgrund einer ISO-Zertifizierung.

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