Vera  Naumann
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1.3.3 Erfolgssicherung in Projekten

Projektteams durchleiden gelegentlich schwierige Zeiten. In der Regel sind die Probleme lösbar, manche davon sogar vermeidbar. Kontinuierlich Erfolgssicherung zu betreiben bedeutet, immer wieder über das Tagesgeschäft im Projekt hinaus zu denken und den Blick fürs Ganze zu behalten.


Typische Schwierigkeiten in der Projektarbeit

Hier finden Sie einige typische Schwierigkeiten in der Projektarbeit und daneben einige Hinweise, was getan werden kann bzw. wie das Problem ggf. zu vermeiden wäre:

Problem: Vermeidbar durch: Aktion, falls akut:
Projekt ist beschlossen, aber die Arbeit beginnt nicht oder nur sehr schleppend klare Zeitangaben im Projektauftrag und Einbezug des Projekterfolgs in die Leistungsbeurteilung der Projektleitung erst Projektleitung, dann Auftraggeber/in formell nach einem Zeitplan fragen, eigene Mitarbeit davon abhängig machen
kein roter Faden in der Arbeit erkennbar Auftragsklärung, Zielsetzung und Projektstrukturen machen den Anfang der Projektarbeit aus, nicht die inhaltl. Arbeit Auftragsklärung, Zielsetzung und Projektstrukturen sofort nachholen
Häufiger Wechsel der Projektmitarbeiter/innen ohne klare Gründe Auftragsklärung für die Projektleitung: 1. Wer hat die Hoheit für die Besetzung? 2. Gezielten Teamaufbau zu Beginn der Arbeit, persönliche Verbindlichkeit im Team erreichen. 3. Strukturen einrichten, die Früherkennung von Konflikten und Unzufriedenheit möglich machen. Weggegangene Projektmitglieder interviewen und Grund des Wechsels nachvollziehen. Vermutlich steckt ein gravierendes Problem dahinter, und das Projekt braucht einen Neustart. Konfliktmanagementfähigkeiten des Teams überprüfen.
Geplante Termine werden immer wieder verschoben Nur bedingt vermeidbar. Bei guter Visualisierung der Abhängigkeiten und bei regelmäßigen Checkpoints, in denen offen gesprochen wird, ist das Problem in einen erträglichen Rahmen zu bringen und erzeugt weniger Unzufriedenheit. Workshop mit allen Projektmitgliedern durchführen, in dem der gesamte Plan analysiert und ggf. angepasst wird. Ohne diese Klarheit wird das Problem auch nach kurzfristigen Hilfen immer wieder auftreten.
versprochene Arbeitsergebnisse werden von bestimmten Leuten nicht geliefert Dieses Problem ist nicht typisch für Projekte. Bei der Auswahl der Projektmitglieder auf Zuverlässigkeit achten und dieses Kriterium klar benennen. Problem ansprechen (Projektleitungsaufgabe) und Alternativen erwägen. Projektmitarbeiter/in austauschen?
Zusammenarbeit findet statt, ist aber unverbindlich und erzeugt kaum erkennbare Ergebnisse Projektaufgabe und konkrete, realistische, überprüfbare Ziele aufstellen, auf Wochen- oder Monatsrahmen bezogene Ziele aufstellen. Klare Zielsetzung nachholen, messbare Kriterien für Zielerreichung aufstellen und anwenden.
Konflikt tritt auf Nur bedingt vermeidbar und nicht typisch für Projekte (Konflikte sind normal). Für zu erwartende Konflikte zu Projektbeginn Strukturen einrichten, die Früherkennung möglich machen. Intensive, ehrliche und teamorientierte Kommunikation ermöglichen. Konflikt als Konflikt akzeptieren und mit der Unterstützung des gesamten Teams lösen, keinesfalls "hintenrum". Zeit reservieren, die nur der Konfliktlösung dient. Gute Wachstumschance fürs Team!
Projektarbeit ist angespannt und macht keinen Spaß Bei Projektbeginn Interessen der Beteiligten erfragen und in die Planung einbeziehen. Konfliktfrüherkennung sicherstellen (s.o.) offenes Gespräch darüber, evtl. als schwelenden Konflikt erkennen (s.o.)

Murphy's Laws

Falls Sie darüber hinaus noch über weitere Fehlerquellen in Projekten nachdenken möchten, inspiriert Sie die Liste der folgenden Murphy's Laws bestimmt!
  1. Nichts ist so einfach, wie es aussieht.
  1. Alles braucht länger als Sie erwarten.
  1. Wenn etwas immer wieder wunderbar funktioniert, solange keine hierarchisch hochgestellte Person anwesend ist, dann wird es in dem Moment schiefgehen, wo der oder die Auftraggeber/in anwesend ist. In Anwesenheit der höchstgestellten Person der gesamten Organisation wird es völlig aussetzen.
  1. Wenn man die Dinge sich selbst überlässt, werden sie immer schlechter.
  1. Wenn alles gutgeht, haben Sie offensichtlich etwas übersehen.
  1. Wenn Sie vier Möglichkeiten gefunden haben, um ein mögliches Problem zu vermeiden, dann wird wahrscheinlich ein fünfter Weg erscheinen, auf dem es doch schiefgehen kann.
  1. Die Natur ist immer auf der Seite der versteckten Schäden.
  1. Es ist unmöglich, etwas narrensicher zu machen, weil Narren so erfinderisch sind.
  1. Wenn viel Zeit damit verbracht wurde, eine Antwort auf eine offenbar unlösbare Frage zu finden, dann wird die Lösung von der ersten unqualifizierten Person kommen, die sich das Problem anschaut.
  1. Unter Druck werden die Dinge noch schlimmer.
  1. Wenn etwas irgendwo schiefgeht, ist es wahrscheinlich, daß es überall schiefgeht.
  1. Wann immer Sie etwas tun wollen, gibt es etwas, das Sie vorher tun müssen (und davor noch etwas).
  1. In jeder Datensammlung gibt es falsche Angaben, auch wenn das Ergebnis sinnvoll aussieht. Dezimalkommas stehen oft falsch. Wenn sich ein Fehler in irgend eine Berechnung schleichen kann, dann wird es passieren, und es passiert immer so, dass der größtmögliche Schaden entsteht.
  1. Laptop-Akkus versagen immer im kritischen Moment.

Fazit

Projektmanagement beinhaltet viele Planungs- und Führungsaufgaben. Immer wieder stellt sich bei Absprachen und Planung heraus, dass man Ziele auf sehr unterschiedlichen Wegen erreichen kann. So funktionieren erfolgreiche Projekte: In diesem Sinne: Viel Erfolg bei Ihrer Projektarbeit!

 

 

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