Vera Naumann - Kommunikation&Organisation

Selbstorganisation am Arbeitsplatz

Tipps für Zeitmanagement und Ordnungshilfen im Büro

1. Zeitmanagement

1.1. Grundprinzipien des Zeitmanagements

1.2. Langfristiges Zeitmanagement

1.3. Projektmanagement

1.4. Kurzfristiges Zeitmanagement

2. Ordnungshilfen

Dieses Kapitel enthält Bilder und Tipps zu folgenden Stichworten:

Wiedervorlagemappe
Hängeregistratur
Ordner
Heftstreifen ("Aktendullis") und Aktenfahnen (Trennblätter, Trennstreifen)
Lesematerial
Ausgangspost
Posteingang
Kritzelbuch
Belegordner
Papierkorb-Management
Die Kategorie "Sonstiges"
Dringlichkeitskörbe sind out
Schubladen sind tabu!
Ordnungssystem auswählen

Die Tipps auf diesen Seiten sind aus der Sicht einer Selbständigen beschrieben.
Manche eignen sich auch für Angestellte in Unternehmen, manche nicht, weil die Lösungen sehr individuell sind.

1. Zeitmanagement

1.1. Grundprinzipien des Zeitmanagements

Zeitmanagement ist eine Frage der Lebensführung.

Welchen Zusammenhang haben Ihre Berufswahl und Ihr Bedürfnis nach Zeitautonomie? Je nach Beruf und Branche ist Zeitplanung kurz- oder langfristiger. Wenn Sie bei einer Telefon-Hotline arbeiten und Ihre Tätigkeit von den eingehenden Anrufen abhängt, wird Ihnen ein grundlegendes Ressourcenmanagement mehr bringen als Tagesplanung.

Den wechselseitigen Einfluss von Berufs- und Privatleben erkennen Sie z. B. in folgenden Einzelentscheidungen:

Wovon hängt Ihre Urlaubsplanung ab: von der Wahl eines Reiseziels oder von Ihrer Abkömmlichkeit am Arbeitsplatz?
Welche Unterschiede machen Sie, wenn Sie privat bzw. wenn Sie am Arbeitsplatz über Erlebnisse sprechen, die Ihnen nahegehen?
Mit welcher Energie und Durchsetzungskraft verfolgen Sie selbstgesetzte berufliche oder private, persönliche Ziele?
Mit welcher Art von Herausforderung, mit welchem Aktivitätspegel fühlen Sie sich wohl?
Welche sozialen Beziehungen sind für Sie befriedigend und wünschenswert? (vgl. "gutes Klima am Arbeitsplatz", "glückliche Partnerschaften")

Nur wenn Sie den grundlegenden Zusammenhang zwischen Ihren Lebensentscheidungen und Ihrer Tätigkeitsplanung anerkennen, können Sie von den im Folgenden vorgestellten Techniken profitieren. Wenn Sie diesen Zusammenhang außer acht lassen, werden Sie immer wieder bei kurzfristigen Planungsmethoden landen und weder mehr Zeit gewinnen (denn die Balance der Aktivitäten bleibt dann gleich!) noch grundlegend etwas an Ihrer Auslastung ändern.

Mit dieser Matrix können Sie erkennen, auf welchen Bereich Ihres Lebens Sie besonders konzentriert sind:

wichtig und dringend aktuelle Termine Krisen Versprochenes, auf das jemand wartet	wichtig, nicht dringend Planung, Vorbereitung Neues aufbauen Vertrauen schaffen Lernen, Weiterbildung Erholung
nicht so wichtig, aber dringend "Kleinigkeiten" für andere Besprechungen ohne Ziel und Ergebnis Protokolle schreiben, die niemand liest	nicht wichtig, nicht dringend Perfektionismus langwierige "Verschönerungen" Papier oder Daten bewegen, ohne etwas daran zu arbeiten Ziellose Tätigkeiten

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"Nicht wichtige Tätitgkeiten gibt es bei mir nicht, das andere ist auch wichtig!" sagte einer meiner Seminarteilnehmer, und erntete eifriges Kopfnicken aus der Runde. Ab da nannten wir die unteren beiden Felder "auch wichtig".

	Wichtig und dringend:
Dieser Bereich ist typisch für Feuerwehrarbeit: Viele Krisen, keine Zeit mehr zum Planen oder Vorbereiten. Das Minimum an Tätigkeiten, das in diesem Bereich immer vorhanden sein wird, sind - nach guter Planung - vorbereitete Termine und die Weitergabe fertig gestellter Aufgaben.
	Wichtig, (noch) nicht dringend:
Investitionen in diesen Bereich wirken sich unmittelbar auf den "roten Bereich" aus: Gute Planung reduziert Krisen und ermöglicht so viel Flexibilität, dass auch kurzfristige Änderungen im Plan zu verkraften sind. In diesem "grünen Bereich" findet die Arbeit statt, die oftmals als die eigentliche Arbeit bezeichnet wird.
	Nicht so wichtig, aber dringend:
Hier verstecken sich die vielen Dinge, mit denen wir uns davon abhalten, die wirklich wichtigen zu tun. Um hier Platz zu schaffen, müssen manchmal grundsätzlich Strukturen oder Prozesse geändert werden (das betrifft dann wieder die Planung im "grünen Bereich").
	Nicht wichtig, nicht dringend:
Dieser Bereich kann am leichtesten entrümpelt werden. Was Sie hier nicht tun, fehlt niemandem. Wenn Sie alle Zeit, die Sie hier einsparen, in den "grünen Bereich" investieren - wichtig, aber noch nicht dringend - optimieren Sie Ihre Zeitmatrix sehr wirksam.

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Vorsicht: Wer überwiegend in den beiden unteren Bereichen tätig ist, also seine Zeit mit dringenden und nicht dringenden, in jedem Fall aber nicht (so) wichtigen Tätigkeiten verbringt und damit nicht zufrieden ist, sollte sich fragen:

Welche Ziele habe ich (in meinem Leben allgemein, oder in meiner Arbeit), und was trage ich selbst dazu bei, sie zu erreichen? Wie kann ich das optimieren?

Inwieweit entsprechen meine Tätigkeiten noch meinen Vorstellungen, womit ich meine Zeit gerne verbringen möchte? Mit wem sollte ich ggf. meine Arbeitsaufgaben oder meine Stellenbeschreibung besprechen? Was soll anders sein, und wie?

Wie viel Verantwortung möchte ich übernehmen, und wie passen die Tätigkeiten dazu, mit denen ich meine Zeit verbringe?

Wer sich trotz Unzufriedenheit diese Fragen nicht beantwortet, läft Gefahr, innerlich zu kündigen und die Verantwortung für sein Leben anderen zuzuschieben. Eine Zeit lang ist das vielleicht recht bequem. Doch wenn die Unzufriedenheit überwiegt, sind Veränderungen nicht weit. Wer sich dann attraktive und auch realistische Ziele setzt, wird seinen Umgang mit der eigenen (Lebens-) Zeit tatsächlich neu bedenken.

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