Selbstorganisation am Arbeitsplatz
2. Ordnungshilfen
Wollen Sie die Stapel auf Ihrem Schreibtisch
verschwinden lassen? Wollen Sie auch die Stapel neben
Ihrem Schreibtisch auflösen? Hätten Sie gerne
überhaupt keine Papierstapel mehr?
Mit den folgenden Ordnungshilfen ist das möglich. Das Beste daran: Sie brauchen nicht aufzuräumen.
Die Umstellung erfordert nicht, daß Sie zuerst sortieren. Sie arbeiten fast so weiter wie bisher.
Sorgen Sie einfach dafür, daß kein Papier in seinen Stapel zurück kommt
- sondern es liegt, nachdem Sie es bearbeitet haben, an einem der folgenden Orte:
- auf der freien Schreibtischfläche (oder in der EDV), weil Sie immer noch daran arbeiten
- in der Wiedervorlagemappe mit 31 Fächern, für den heutigen Tag
- in der Wiedervorlagemappe, für einen späteren Tag
- im Postausgangsfach, weil Sie das Schriftstück bearbeitet haben und es noch heute weiterleiten
- in der Hängeregistratur, weil Sie erwarten, im nächsten halben Jahr mehrmals wieder darauf zuzugreifen
- im Ordner, weil Sie erwarten, nur selten darauf zuzugreifen, oder weil es mehr als 20 Blätter hat
- im Kasten für "Lesematerial" (ohne Termin)
- im Papierkorb.
Ein Aktenplan wie z. B. in einer öffentlichen Verwaltung legt bereits fest, was in Ordnern wie gesichert muß, damit gesetzliche Verpflichtungen eingehalten werden. Prüfen Sie, inwieweit das für Sie auch zutrifft: Wie lange müssen Ihre Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Produkt- oder Projektbeschreibungen sollten Sie aufheben, um Garantieansprüche auch später noch klären zu können? Wo werden Sie das, was Sie aufbewahren, höchstwahrscheinlich suchen?
Wiedervorlagemappe
Eine Wiedervorlagemappe ist eine Mappe mit verschiedenen Fächern, etwas größer als DIN A 4. Es gibt sie z. B. mit 12 Fächern (für 12 Monate) oder mit 31 Fächern (für 31 Tage). Die 31-er Mappe halte ich für besonders geeignet, um Arbeit auf eine oder mehrere Wochen zu verteilen.
An der Erweiterung wird noch gearbeitet:
Wiedervorlage mit EDV-Systemen, z. B. MS Outlook
Eine Wiedervorlagemappe verwandelt Stapel in geordnete Stapel: Sie beschließen,
wann Sie ein Schriftstück das nächste Mal in die Hand nehmen, und legen es auf jenen Tag in die Mappe.
Möglicherweise legen Sie es dann auch wieder weiter. Auf jeden Fall geht nichts verloren, denn an dem Tag, wo Sie es
wieder vorgelegt bekommen, können Sie sich ja entscheiden, ob Sie es bearbeiten oder nicht.
Wenn Sie Ihre Tagespost entgegennehmen und auch die Faxe, die den Tag über ankommen, dann entscheiden Sie immer,
ob Sie sie heute noch bearbeiten oder später. Spätestens wenn Sie am Abend Ihren
Schreibtisch verlassen, haben Sie beschlossen, daß liegen bleibt, was Sie heute nicht bearbeitet haben. Dann
kommt es auf den Tag, an dem Sie wieder darauf zugreifen wollen, in die Wiedervorlage, möglicherweise schon morgen.
Befüllen Sie die Wiedervorlagemappe nicht mit Dingen, die nur Platz wegnehmen und ebenso gut anderswo - z. B. in der
Hängeregistratur oder im Fach "zu lesen" - aufbewahrt werden können. Legen Sie dann nur das
jeweils aktuelle Blatt in die Wiedervorlage und verweisen Sie, wo der Rest liegt.
Vermerken Sie im Kalender, wann Sie wieder auf den Vorgang zugreifen möchten, insbesondere dann,
wenn das einige Wochen vor Ihnen liegt. Im Kalender können Sie nämlich schneller blättern
als in der Wiedervorlagemappe, und falls Sie ein Schriftstück früher suchen als geplant, finden Sie es so
am sichersten wieder.
Hängeregistratur
Die Hängeregistratur ist eine große Schublade mit links und rechts je einer Schiene, an der
bis zu 60 Mappen mit der Öffnung nach oben eingehängt werden können. In diese Mappen, die mit oben
hervorstehenden Schildern beschriftet werden, passen je bis zu 50 Blatt Papier.
Gut geeignet sind Hängeregistraturen mit sprechenden Rückenschildchen. Aber Vorsicht: Älter als ein
halbes Jahr dürfen die einzelnen Mappen in der Regel nicht sein, sonst sind die
Daten entweder nicht wichtig oder nicht aktuell genug.
Auf Unterlagen in der Hängeregistratur kann man sehr schnell zugreifen - das ist optimal,
wenn Sie während des Telefonierens blättern wollen.
Ordner
Die Ordner haben in der Regel eine Abheftvorrichtung mit zweifach-Lochung. Große Ordner sind schwerer zu bewegen, müssen aber seltener erneuert werden. Außerdem stehen weniger Aktendeckel im Regalfach, wenn große Ordner verwendet werden, und sie sind leichter zu beschriften.
Heftstreifen und Aktenfahnen
Schriftstücke in Ordnern lassen sich wesentlich besser untergliedern, wenn Sie zusammengehörende
Themen mit beschrifteten Aktenfahnen trennen oder mit Heftstreifen
zusammenfassen. Der Vorteil von Aktenfahnen gegenüber Registerblättern ist ihre Flexibilität.
Sie lassen sich jederzeit umsortieren, kürzen oder erweitern - Register nicht
oder nur um den Preis, daß sie nicht mehr so hübsch aussehen.
Auf Aktenfahnen können Sie auch Querverweise notieren.
In meiner Buchhaltung liegt z. B. die letzte Betriebswirtschaftliche Auswertung des Vorjahres immer im neuen Jahr. Damit sie im alten Jahr, wo sie eigentlich ingehört, nicht gesucht wird, steht auf der Aktenfahne dort: letzte BWA siehe 2002.
Lesematerial
Was Sie irgendwann einmal lesen wollen, gehört weder in einen Ordner noch auf den Schreibtisch.
Ein Kasten, in dem nur Lesematerial landet, tut dafür gute Dienste. Oberstes Gebot:
Keine Schriftstücke mit Termin im Kasten, die dort untertauchen könnten. Wenn
Sie eine Zeitschrift bis zu einem bestimmten Termin lesen wollen, vermerken Sie dies im Kalender. Wenn der Kasten
zu voll geworden ist, läßt sich in der Regel sehr schnell entscheiden, was sich mittlerweile überlebt
hat und was unbesehen weggeworfen werden kann ... davon verbirgt sich auf diesem Beispielfoto einiges!
Nicht in die Lesekiste gehören Zeitschriften, die abgelegt werden sollen. Dafür gibt es
Stehsammler.
Für Unternehmen, bei denen Zeitschriften stets für mehrere Leute zugänglich sein sollen, gibt es
funktionale und dekorative Zeitschriftenständer, wo man sich je nach Bedarf holt,
was aktuell gelesen wird.
Ausgangspost
Der Kasten für die Ausgangspost enthält nur die Schriftstücke, die heute noch Ihren Schreibtisch verlassen werden, oder kuvertierte Briefe. Falls Sie im Laufe eines Vormittags mehrere Vorlagen zum Kopieren einsammeln, ist der Kasten dafür auch gut geeignet.
Posteingang
Ein Posteingangskorb auf dem Schreibtisch birgt die Versuchung, unbearbeitete Post einfach liegen zu lassen -
damit bildet sich ein Stapel. Mein Posteingang bin ich entweder selbst: wenn ich da bin, entscheide ich sofort, ob etwas
heute oder später bearbeitet wird, und benutze dafür z. B. die Wiedervorlagemappe. Oder, wenn ich nicht da bin,
ist mein Schreibtisch für andere tabu: Eingangspost wird auf meinem Stuhl abgelegt.
Ein offener Kasten für Eingangspost lohnt sich nur dann, wenn Sie ihn bis zum Abend garantiert wieder geleert haben.
Kritzelbuch
Ein Tipp, den mir eine Sekretärin gegeben hat und der mir persönlich sehr weiterhalf, ist das
"Kritzelbuch" zum Telefon. Wenn ich meinen Anrufbeantworter abhöre oder wenn mir
während eines Telefonates jemand Zahlen oder Daten gibt, z. B. eine Adresse oder eine
Telefonnummer, dann fehlt mir oft das geeignete Stück Papier, wo diese Information eigentlich hin sollte. Und selbst
wenn ich Notizzettel benutze, neigen diese regelmäßig zum Verschwinden.
Seit ich alle diese Notizen zuerst einmal ins Kritzelbuch schreibe und später, wenn nötig, übertrage,
geht mir nicht nur nichts mehr verloren, sondern ich kann das Kritzelbuch
oft als schnelleres Nachschlagewerk für Telefonnummern benutzen, besser als eine gut angefertigte Adreßliste.
Mein Kritzelbuch ist ein Ringbuch mit extra großer Spirale (damit es offen liegen kann) im Format DIN A 5. Es hält
jeweils fast ein Jahr.
Belegordner
Typisches Probelm für Selbständige, aber auch für steuersparwütige Sammler: Wie kann
man Belege so aufheben und vorsortieren, daß die Buchhaltung und die Steuererklärung
später nicht zum Alptraum werden? Ein Belegordner mit beschrifteten Klarsichthüllen
tut mir seit Jahren gute Dienste. Nach den geschäftlichen Bereichen (Rechnungsausgang, Porto, Telefon, Dienstleister,
Büromaterial etc., Fahrzeug geschäftlich) gibt es auch private Bereiche, z. B. Arztrechnungen und
Garantien. Insbesondere weil oft der Kaufbeleg erst durch die Buchhaltung muß,
aber als Garantieschein wichtig ist, brauche ich dieses Fach.
Ganz wichtig: Nicht Belege von mehreren Monaten oder Jahren mischen, wenn diese getrennt abgerechnet werden, sondern
lieber gleich eintüten und mit "Dezember 2001"
o. ä. beschriften.
Papierkorb-Management
Wenn Sie Ihren Kühlschrank durchsehen, können Sie anhand der Mindesthaltbarkeitsdaten gleich
feststellen, ob Sie den Joghurtbecher noch aufheben wollen oder lieber gleich entsorgen. Dasselbe funktioniert bei
Unterlagen, Akten, Heftern etc., denen Sie ein Wegwerfdatum geben. Manche Dinge kann man
wirklich zu einer bestimmten Zeit wegwerfen. Was Sie aber später am Wegwerfen hindert, ist, daß Sie nicht
mehr wissen, ob nicht vielleicht doch was Wichtiges dabei war! Deswegen sehen Sie einen Ordner gleich durch auf etwa
wiederverwendbare Schriftstücke, und schreiben Sie außer dem Inhalt dann ein Datum außen drauf:
"wegwerfen ab März 2002". Sie werden den Ordner später mit Genuß entsorgen.
Ebenso wegwerfen können Sie Informationen, die leicht wiederzubeschaffen sind. Sie müssen sich nur merken,
wo Sie sie bekommen. Eine Aktennotiz wie "VDI-Unterlagen liegen bei Herbert" an der Stelle,
wo Sie diese Information dann suchen würden, reicht dafür.
Broschüren veralten, kaum daß sie gedruckt sind. Wollen Sie wirklich auch nach
Jahren noch auf alte Sachen zurückgreifen? Heben Sie nur das Deckblatt oder das
Inhaltsverzeichnis auf, notieren Sie evtl. die Telefonnummer, wo man die ganze Broschüre bestellen kann.
Der Rest kommt ins Altpapier.
Wenn Sie Anfragen - insbesondere interne! - erledigen, bei denen Sie nicht nachher nachweisen müssen, daß
Sie sie auch wirklich erledigt haben, dann werfen Sie die Anfrage auch weg. Vorsicht: Bei allem, was mit
Kunden zu tun hat, könnte eine Reklamation später
erfordern, daß Sie Ihren gesamten Schriftwechsel haben. Dann lieber aufheben.
Werbung für bestimmte Artikel: Entweder Sie haben einen Hängeregisterordner, in dem Sie
"Angebote für Anschaffungen" aufheben und jährlich ausmisten,
oder Sie werfen die Werbung nach zwei Wochen weg. Dann war´s nicht so wichtig.
Von vielen auf Papier verfügbaren Informationen brauchen Sie nur einen Bruchteil. Werfen Sie alles weg,
was nicht zu der Information gehört, die relevant ist für Sie. Geben Sie
alles gleich weiter, was andere interessieren könnte. Weg vom eigenen Schreibtisch!
Und wenn es nicht zurückkommen soll: Notiz dazu, "lesen und evtl. bitte entsorgen".
Wenn Zeitschriften von mehreren Leuten gelesen werden: Stellen Sie fest,
wo sie archiviert werden, und machen Sie sich nötigenfalls eine Notiz über Thema,
Titel und Fundstelle des Artikels, der Sie interessiert. Kopieren Sie ihn nicht, das erzeugt nur noch mehr Papier.
Sonstiges
"Sonstiges" ist das, was Sie noch nicht für den Papierkorb freigegeben haben, oder das, was
Sie im Moment nicht bearbeiten möchten. Terminsachen von terminfreien Unterlagen trennen!
Schaffen Sie sich Plätze dafür, die leicht zu leeren sind, und mischen Sie die Kategorien nicht:
- Hängeregisterordner "Angebote für Anschaffungen": alles, was Sie vielleicht mal kaufen oder bestellen wollen, aber jetzt gerade nicht brauchen
- Hängeregisterordner "Reise und Hotel": nur extra sortieren, wenn genug zusammenkommt; fragen Sie mal, ob das für die gesamte Abteilung interessant wäre - das braucht nicht jede/r im eigenen Schreibtisch zu haben.
- Fachbücher zu bestellen in den Belegordner, daneben werden später auch die Quittungen aufgehoben.
Dringlichkeitskörbe sind out
Körbe, mit denen Sie Schriftstücke nach Dringlichkeit sortieren, verbrauchen mehr Zeit bei der Verwendung, als sie durch das Ordnungssystem einsparen. Ich habe noch niemanden getroffen, der mir erzählt hat, mit diesen Körben könne er wirklich durchgehend Dringendes und weniger Dringendes trennen, und es bleibe nichts an der falschen Stelle liegen. Trotzdem wird dieser Tipp immer mal wieder "verkauft".
Schubladen sind tabu!
In den Schubladen befinden sich nie Schriftstücke. Schubladen sind Aktengräber, das hat sich immer wieder herausgestellt. Die Motivation, etwas in einer Schublade zu suchen - übrigens auch in einem offenen Kasten - geht gegen Null. Benutzen Sie Schubladen also als Lager für Gegenstände, die Sie oft brauchen, aber nicht auf dem Tisch liegen haben wollen, z. B. Schreibgeräte.
Ordnungssystem auswählen
Für den schnellen Zugriff auf Informationen, die Sie häufig brauchen, gilt:
- je öfters benötigt, desto näher untergebracht
- Papiere sind von Ihrem Schreibtischstuhl aus mit einer Hand erreichbar
- Sie können gleichzeitig telefonieren und Papier bzw. am Bildschirm suchen
- die Infos sind leicht aktualisierbar
Dafür eignen sich Aktenordner offensichtlich nicht besonders gut, ebenso wenig wie Datenträger, die
Sie erst in Ihre EDV laden müssen, bevor Sie mit der Suche beginnen können. Ob Sie Informationen, die Sie per
EDV gespeichert haben, zusätzlich auch noch ausgedruckt vorrätig haben wollen, ist eine Frage der Datenmenge,
der Aktualisierungshäufigkeit und der Funktionssicherheit Ihres EDV-Systems.
Nachdem Speicherplatz auf dem PC nicht mehr viel kostet, lohnt es sich, Daten einerseits
auf dem PC (für schnellen Zugriff) zu archivieren, und andererseits
Daten auf einem externen Datenträger zu sichern. Hervorragend
geeignet sind CDs - Sie können den jeweils aktuellen Stand des Archivs und des aktuellen Datenbestandes auf CD
brennen und die Vorgängerversion der CD wegwerfen. Besonders wertvolle Daten sollten
auf zwei unterschiedlichen Datenträgern gesichert sein.
Wenn Sie in einem Unternehmen angestellt sind, fragen Sie die verantwortliche Führungskraft nach Datenschutz und
Datensicherung. Viele Unternehmen haben dafür ein festgelegtes Konzept. Gute Datensicherung sorgt dafür, d
aß Sie gut schlafen können, wenn einmal etwas passiert.